Vraag en antwoord

VRAGEN VAN ONDERNEMINGSRADEN IN CORONATIJD
& DE ANTWOORDEN VAN STAVOOR

Heeft u een vraag of heeft u hulp nodig? Mail naar stavoorhelpt@stavoor.nl

De werkgever vraagt veel van de medewerkers en voert veranderingen door onder het mom van het instructierecht. Wat is de rol van de ondernemingsraad hierbij?

Instructierecht

Het instructierecht is beschreven in het Burgerlijk Wetboek (7:660). Het gaat er om dat de werkgever hiermee een wettelijk instructierecht heeft om ordevoorschriften uit te vaardigen. De werknemer moet zich dan houden aan die voorschriften. Het instructierecht is wel begrensd: het moet (uiteraard) gaan om instructies of voorschriften die betrekking hebben op de goede orde binnen de onderneming. En de instructies mogen niet in strijd zijn met algemeen verbindende voorschriften of met afspraken die in of bij de arbeidsovereenkomst zijn gemaakt. Het instructierecht gaat in beginsel niet over verandering van  arbeidsvoorwaarden, maar gaat vaak over gedrag en richtlijnen binnen een organisatie. Dat is meteen lastig, want het is niet altijd direct te bepalen of iets wel of niet een arbeidsvoorwaarde is.

Als deze kwestie zich voordoet raden we de OR aan om

  • Eerst in beeld te brengen over welke zaken het gaat waarvoor het instructierecht als argument gebruikt wordt
  • Vervolgens kan getoetst worden of in deze kwesties het instructierecht wel of niet van toepassing kan zijn
  • Dit kan de OR vervolgens aan de bestuurder kenbaar maken en vragen om of aandringen op een andere werkwijze

Hiermee is niet gezegd dat als iets niet onder het instructierecht valt dat de werkgever de betreffende keuze niet mag maken. In deze tijden moeten keuzes gemaakt worden die anders zijn dan anders. Dit is echter geen vrijbrief om van de medewerkers van alles en soms het onmogelijke te vragen. Bekijk dan als OR samen met werkgever en collega’s wat wel een passende oplossing is voor het probleem, maar die rekening houdt met verschillende aspecten en perspectieven.

In een zorgorganisatie komt de werkgever met een voorstel om de vakantieregeling tijdelijk aan te passen. Kan dat?

Aangepaste vakantieregeling

In deze situatie werd dit ingegeven doordat medewerkers op dit moment (gezien de maatregelen en de piekbelasting) niet toekomen aan de door hen geplande vakantie. Tegelijk vindt de werkgever het ook belangrijk dat de medewerkers rust hebben, juist in deze periode. Het voorstel is om de medewerkers de ruimte te geven om nu de helft van de geplande vakantie te cancelen. Ze krijgen de ruimte om de vakantie dan later alsnog op te nemen, wel voor 31 december 2020. De OR krijgt de vraag op maandag, met het verzoek om er uiterlijk op donderdag antwoord op te geven.

Fijn dat de werkgever hier op dit moment aandacht voor heeft. Het is vooral van belang om dan goed naar de uitwerking van het voorstel te kijken en naar de helderheid van de regeling.

Normaal gesproken zou je ook moeten toetsen op de cao en formeel moet dat nog steeds. Punt is echter dat de cao geen rekening heeft gehouden met excessen als deze crisis. Dat maakt uitleg van de cao soms lastig. Dat is geen pleidooi om  nu de cao terzijde te schuiven, maar eventuele niet geoorloofde afwijkingen kunnen later voor problemen zorgen.

In het voorstel zaten inhoudelijk nog wat haken en ogen. De regeling was op een aantal punten niet helder genoeg geformuleerd. Daar kan de OR aandacht voor vragen. Ook zou de compensatietijd tot 31 december mogelijk voor nieuwe problemen in de organisatie zorgen, want als iedereen de helft van vakantie later op moet nemen, dan komt de bezetting in het gedrang. Daarbij zouden ook de voorkeuren van medewerkers, die leidend zijn bij het bepalen van een vakantiemoment, in het gedrang komen.

Daarnaast was het de vraag hoe realistisch het voorstel is omdat er juist nu veel bezettingsproblemen zijn waardoor er een continu beroep op mensen wordt gedaan. De regeling zou dus ook iets moeten zeggen over werken op een eigenlijk vrije dag of eigenlijke vakantiedag.

De regeling was ook niet helder over de wijze waarop medewerkers hun vakantie dan moesten annuleren. Het is wel fijn voor de medewerkers als dit goed en zorgvuldig verloopt zodat hun rechten bewaard blijven.

En instemmen binnen 3 dagen, is dat realistisch? Het betreft een maatregel die speciaal gericht is op een acute situatie, dus dan is er logischerwijs tijdsdruk. De OR moet wel in de gelegenheid zijn om de regeling goed te kunnen beoordelen. Dat gaat over tijd en eventuele over extern advies. Als alle OR-leden druk zijn in het primaire proces dan kan dat spaak lopen. De vraag van de bestuurder is niet onredelijk nu, maar als de OR een paar dagen meer nodig heeft, dan is dat ook een redelijk verzoek van de OR.

De OR kan met de instemmingsprocedure helpen om de regeling te verbeteren.

 

Kan de werknemer zelf afzien van een vastgestelde vakantie (bijvoorbeeld omdat het beoogde land niet meer toegankelijk is)?

Werknemer wil van vakantie afzien?

Als de vakantie door de werkgever is goedgekeurd kan dat niet eenzijdig aangepast worden. Er zal dan overleg moeten plaatsvinden. Daarbij hangt het van de omstandigheden van het geval of of de werkgever met het verzoek moet instemmen. De werkgever moet zich hierbij als ‘goed werkgever’ opstellen. Er kunnen zeker wel redenen zijn bij de werkgever om het verzoek niet te honoreren. Bijvoorbeeld omdat er te weinig werk beschikbaar is.

 

Medewerkers komen niet aan hun uren omdat ze nu thuis zitten. Wat kan de werkgever hiermee?

Thuis zitten zonder werk

Ervan uitgaand dat het hier om mensen gaat die thuis zitten omdat ze aan de maatregelen moeten voldoen, geldt dat zij gewoon recht houden op loondoorbetaling. Ze hoeven ook geen vakantieuren in te leveren voor de tijd dat ze niet op het werk zijn. De werkgever kan eventueel wel een beroep doen op het noodfonds (voorheen werktijdverkorting) dat voor de coronacrisis in het leven is geroepen.

Daarnaast kan er ook gekeken worden wat deze mensen wel kunnen doen voor de werkgever gedurende de tijd dat ze thuis zitten.

De werkgever vraagt aan medewerkers die minder te doen hebben om tijdelijk ander werk te doen om collega’s te ontlasten. Mag dat?

Tijdelijk ander werk doen

Ja, onder de huidige omstandigheden kan dit in principe van medewerkers gevraagd worden. De medewerker moet wel in staat zijn om de betreffende werkzaamheden te verrichten. Ook moet de medewerker de kans krijgen om eventuele verplichte trainingen te volgen. Een medewerker kan weigeren als hij vindt dat er aan de andere werkzaamheden gevaren zijn verbonden die hij anders niet zou lopen.

Houden medewerkers die nu thuiswerken en maandelijks een vast bedrag aan reiskosten krijgen betaald recht op reiskosten nu zij thuis moeten werken?

Een lastige vraag, want je kunt dit fiscaal bekeken en vanuit het arbeidsrecht. Laten we voor het beantwoorden van deze vraag er van uitgaan dat het hier om een vaste vergoeding gaat op grond van de door de belastingdienst gehanteerde berekeningswijze. Dan moet voor de fiscus min of meer vast staan of aannemelijk zijn dat de werknemer deze kosten ook echt maakt. Anders is het te zien als verkapt loon waarover loonbelasting betaald moet worden. Omdat de vaste reiskostenvergoeding een praktische methode is (en het niet gaat over de daadwerkelijk gemaakte kilometers) mag deze vaste onkostenvergoeding 6 weken uitbetaald worden bij afwezigheid van de werknemer (i.v.m. thuiswerken bijvoorbeeld). Dit mag niet langer dan 6 weken. En let op: de 6 weken zijn een optie, geen verplichting voor de werkgever. Die mag dus ook eerder stoppen met uitbetalen. Als kosten niet worden gemaakt dan hoeft daar ook geen compensatie tegenover te staan.

Maar dan zijn we er nog niet. Het is ook van belang om te kijken of de arbeidsovereenkomst, de eigen interne regelingen of cao iets zegt over onkostenvergoedingen en het stopzetten daarvan. Als dat zo is, dan gelden die regelingen. Wel rekening houdend met het maximum van die zes weken van de fiscus.

De werkgever kan dus aangeven de vaste reiskosten te stoppen voor de duur van de coronamaatregelen als mensen verplicht thuis moeten werken en dus geen reiskosten hebben. Als een werknemer toch nog moet reizen dan moeten die kilometers uiteraard vergoed worden op declaratiebasis.

Omdat deze regeling in de huidige situatie veel vragen opriep maakte de Algemene Werkgeversvereniging Nederland (AWVN) op 16 april bekend dat werkgevers deze reiskostenvergoeding voor thuiswerkende werknemers onbelast kunnen uitbetalen zolang de crisismaatregelen in verband met het coronavirus gelden. Het bericht is gebaseerd op een versoepeling van de regels voor de vaste reiskostenvergoeding door het ministerie van Financiën. Dus, zolang de overheid een advies heeft om zoveel mogelijk thuis te werken kunnen werkgevers de reiskosten voor hun medewerkers onbelast uitbetalen ook wanneer de medewerkers thuis werken.

Wat is de rol van de OR bij de ondersteunende regelingen voor ondernemers?

Lees meer over NOW 1 in de nieuwsbrief van 2 april
Lees meer over NOW 2 in de nieuwsbrief van 23 juni

Heeft een werknemer die in quarantaine moet recht op doorbetaling van loon?

Ja, een werknemer die in quarantaine moet, heeft recht op loondoorbetaling. De werknever moet overheidsmaatregelen opvolgen en kan hierdoor geen werk verrichten. Dit valt dus buiten zijn of haar risicosfeer. Het risico van loondoorbetaling komt in deze situatie voor rekening van de werkgever

Er is minder werk. Mijn werkgever vindt dat medewerkers vakantiedagen moeten opnemen. Mag dat?

Een werkgever mag niet eenzijdig beslissen dat jij vakantiedagen op moet nemen. Dat geldt ook voor ADV-dagen, seniorendagen of voor tijd voor tijd. De werkgever mag je wel vragen om deze dagen nu te gebruiken, maar je hoeft daar niet meer akkoord te gaan.

Hoe zit het met arbo en bescherming van collega's bij corona?

Arbo, ziekmelding en privacy in corona-tijd

We zouden het bijna vergeten, maar in de hele coronacrisis hebben we nog gewoon wetgeving waar organisaties mee te maken hebben. Bijvoorbeeld de Arbeidsomstandighedenwet (arbowet) en de privacywetgeving (AVG).  (lees verder…)

Wat kan de OR doen als de werkgever de richtlijnen overtreedt?

We kregen verschillende vragen van ondernemingsraden over overtreding van de werkgever van de corona-richtlijnen. Omdat dit kennelijk gebeurt is het goed om hier bij stil te staan.

Waar ging het dan over? Bijvoorbeeld over werknemers die toch naar het werk moeten komen, ook als ze gezondheidsklachten hebben. Over ouders met een vitaal beroep die voor het blok gezet worden als ze geen opvang kunnen regelen voor de kinderen. Over vergaderen in een ruimte met wel meer mensen waarbij geen 1,5 meter in acht genomen werd. Over het inhouden van loon. En natuurlijk steeds over de vraag: wat kunnen wij hier als OR mee?

En dat laatste blijkt lastig en gevoelig, want mensen krijgen snel het gevoel een soort van klokkenluider te zijn. Met name omdat werkgever en collega’s het signaal mogelijk van tafel vegen, want er is dan altijd wel een argument om het anders te doen dan voorgeschreven…

En toch, juist dan kan de OR een rol van betekenis spelen. Door wel aan de bel te trekken, door actief mee te denken over tijdelijke oplossingen om het werkbaar en veilig te houden. Als je twijfelt over je positie als OR, weet dan dat artikel 28 van de WOR je een speciale taak geeft: het bevorderen dat werkgevers en werknemers zich houden aan de voorschriften op het gebied van arbeidsomstandigheden en de arbeids- en rusttijdenregeling. Maar misschien nog wel meer omdat de OR er is voor het goed functioneren van de organisatie in alle doelstellingen (artikel 2 WOR). Dat raakt al snel voortbestaan, overbelasting, uitval, imago, maatschappelijke verantwoordelijkheid; zomaar wat invalshoeken die op dit soort kwesties van toepassing kunnen zijn.

Schroom niet om als OR je rol te pakken. Ook nu kan de OR zichtbaar het verschil maken.

Wat de beste manier is om dit te doen zal per organisatie en bestuurder verschillend zijn. Als u daar even over wilt sparren, dan kan dat met ons.

 

 

 

Hoe zit het met de jaarurensystematiek: als ik nu niet ingeroosterd word omdat er geen werk is, kan het dan betekenen dat ik later extra veel uren moet maken? En wat als er nu arbeidstijdverkorting aangevraagd wordt?

Dat is een lastige vraag, waar niet meteen een eenduidig antwoord op te geven is. Het hangt namelijk af van de wijze waarop de jaarurensystematiek in de cao is beschreven en in de eigen organisatie is uitgewerkt. De eerste gedachte is dat het juist in een jaarurensystematiek logisch is als je later uren inhaalt die je nu niet kunt maken. Flexibele inzet is namelijk een belangrijk uitgangspunt bij de jaarurensystematiek. Maar, die flexibiliteit gaat wel over twee invalshoeken; die van de werkgever en die van de werknemer. Daarom kun je niet zomaar de lijn volgen dat uren later ingehaald moeten worden. Je kunt ook niet zomaar stellen dat dit niet gevraagd kan worden. Hoe lossen we dat dan op? Door te kijken naar tekst van de cao en naar de eventuele eigen regeling bij de jaarurensystematiek.  Daarbij spelen de uitgangspunten van goed werkgeverschap en goed werknemerschap. Deze vraag moet dus altijd op maat (organisatieniveau en zelfs op medewerkersniveau) worden beantwoord. Omdat we hier dus geen passend antwoord kunnen geven, kunt u ons altijd benaderen als dit in uw organisatie aan de orde is.

Een stapje verder: als er arbeidstijdverkorting wordt aangevraagd, hoe zit het dan met de jaarurensystematiek? Het is belangrijk om te realiseren dat met medewerkers met de NOW gewoon aan het werk blijven of in elk geval onder ‘gezag’ van de werkgever blijven. Dus het aanvragen van de arbeidstijdverkorting heeft geen consequenties voor een andere toepassing van de jaarurensystematiek dan hierboven beschreven.

Ik had een oproepcontract, dat is met invoering van de WAB een contract met jaarurennorm geworden van x aantal uur: ik ontvang een vast salaris per maand, op basis van een gemiddeld aantal te werken uren. Als ik nu niet word ingeroosterd (er is geen werk), kan het dan betekenen dat ik later extra veel uren moet maken?

Ja, dat kan in beginsel. Je hebt namelijk afgesproken dat je iedere maand altijd x uren uitbetaald krijgt, maar dat het daadwerkelijk aantal uren dat je werkt kan fluctueren. Dit geeft jou als werknemer zekerheid qua inkomen en geeft de werkgever toch nog wat flexibiliteit bij het inzetten van jou als werknemer. Van ‘extra’ werken is dus eigenlijk geen sprake. Wel blijft natuurlijk het goed werkgever- en werknemerschap gelden, dus voorzie je dat je in de problemen komt (t.z.t.) dan is het raadzaam om het gesprek met je werkgever tijdig aan te gaan. Bovendien blijft ook van toepassing dat je een beroep kunt doen op artikel 7:610b BW (rechtsvermoeden van arbeidsomvang) zij het dat door deze uitzonderlijke situatie nog onduidelijk is hoe rechters dit zullen beoordelen. Tot slot moet je er ook op letten dat als je veel meer uur dan gemiddeld werkt, je niet onder het wettelijk minimumloon per uur komt.  Let op: het gaat hier niet om de jaarurensystematiek volgens cao!