Vacature ambtelijk secretaris
(18 uur per week)

Jouw baan

Wil jij parttime als ambtelijk secretaris de WUR Council adviseren en ondersteunen? Het ambtelijk secretariaat is een vast aanspreekpunt voor de raadsleden en een onmisbare schakel voor een goed functionerende medezeggenschap. Dit werk doe je samen met je collega ambtelijk secretaris en je werkt intensief samen met het dagelijks bestuur van de WUR Council.

Hier ga je werken

De centrale ondernemingsraad (COR) en de gezamenlijke vergadering (GV) zijn centrale medezeggenschapsorganen van Wageningen University & Research (WUR). De COR en GV werken samen als WUR Council. De WUR Council, een groep van ongeveer 28 personen (medewerkers en studenten), vertegenwoordigt 7.700 medewerkers. 2.500 promovendi en ruim 13.000 studenten en is voor de raad van bestuur een belangrijke partner in de totstandkoming van beleid. De voertaal van de WUR Council is Engels. Documenten worden in de meeste gevallen in zowel Nederlands als Engels opgesteld

Je vormt een team met je collega ambtelijk secretaris, waarbij jullie verantwoordelijk zijn voor verschillende taken, zoals:

• het organiseren, de voorbereiding en de verslaglegging van interne vergaderingen van de WUR Council, de overlegvergaderingen met de raad van bestuur en de vergaderingen van het dagelijks bestuur van de WUR Council
• bewaken van processen, (wettelijke) procedures, deadlines en op de hoogte blijven van relevante ontwikkelingen in wet- en regelgeving en bewaken van relatie en werkafspraken binnen de WUR Council en met de raad van bestuur, vanuit deze rol adviseren en coachen van de WUR Council en de leden en het (mede) actualiseren van de reglementen van de WUR Council, COR en GV;
• het verzorgen van correspondentie en organiseren van informatievoorziening, zoals proactief beheer van de SharePoint en de intranet groepspagina van de WUR Council, coördineren en mede opstellen van het jaarverslag;
• mede organiseren van de jaarlijkse PhD-verkiezingen en de driejaarlijkse algemene verkiezingen van de medezeggenschap; mede organiseren van de introductie van nieuwe raadsleden; initiëren en organiseren van trainingen voor de raadsleden; beheren van het budget van de COR en GV.

Je werkt in Wageningen zeer nauw samen met je collega ambtelijk secretaris. Er is een taakverdeling gemaakt, de nadruk van jouw taken ligt bij de administratieve processen, waarbij je zowel de WUR Council als je collega ondersteunt. Je collega ambtelijk secretaris behartigt het coachen en adviseren van de leden van de WUR Council en het bijhouden van de wet- en regelgeving.

Naast jullie team, heb je ook regelmatig contact met de ambtelijk secretaris van de studentenraad. Daarmee zijn er drie ambtelijk secretarissen die de centrale medezeggenschap van WUR faciliteren.

Jouw kwaliteiten

Jij bent administratief sterk, werkt zelfstandig maar ook graag ook in teamverband, komt in overleg met je collega ambtelijk secretaris tot een taakverdeling en bent bereid ook andere taken binnen het team op te pakken, samen zorgen jullie ervoor dat de WUR Council goed wordt ondersteund. Je werkt gestructureerd en efficiënt, houdt van dynamiek en bent nauwkeurig en resultaatgericht.

Ook heb je:

• Affiniteit met management- en procesondersteuning;
• Inzicht in en ben je sensitief ten aanzien van organisatorische belangen en gevoeligheden;
• Overzicht in complexe situaties en kan je goed werken in de driehoek medezeggenschap, raad van bestuur en corporate directeuren;
• Een uitstekende beheersing van de Engelse en Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift;
• Een proactieve en dienstverlenende werkhouding en ben je communicatief sterk.

Daarnaast is het prettig als je:

• Aantoonbare kennis van en ervaring met medezeggenschap hebt, of bereid bent hier een opleiding voor te volgen;
• Ervaring met een rol als ambtelijk secretaris in een complexe organisatie hebt;

Je ziet dat er voldoende uitdagingen voor jou liggen. Deze uitdagingen kunnen ook als ontwikkelmogelijkheden gezien worden. Mocht jij dus nog niet het track-record hebben dat in de vacature wordt gevraagd, maar wél solide werkervaring hebben, dan willen we jou ook graag uitnodigen om te solliciteren.

Corporate Governance & Legal Services
De functie maakt onderdeel uit van de afdeling Corporate Governance & Legal Services. Dit is een van de zeven afdelingen in de Concernstaf van Wageningen University & Research.

Je hiërarchisch leidinggevende is de relatiemanager medezeggenschap uit deze afdeling. Je functioneel leidinggevende is de gekozen voorzitter van de WUR Council.

Wij bieden jou

Als het gaat om arbeidsvoorwaarden zit je goed bij Wageningen University & Research. Highlights uit onze CAO zijn bijvoorbeeld:

• werktijden die in overleg kunnen worden vastgesteld, zodat een optimale balans tussen werk en privé mogelijk is; Deze functie kan hybride worden ingevuld, maar houd er rekening mee dat op woensdagen de vaste vergaderingen zijn waarbij je op locatie (Wageningen Campus) aanwezig moet zijn;
• de mogelijkheid om door meer te werken, per week, extra compensatie uren op te bouwen;
• sabbatical leave, studieverlof en deels betaald ouderschapverlof;
• er is veel aandacht voor vitaliteit;
• een structurele eindejaarsuitkering van 8,3%;
• uitstekende pensioenregeling via ABP.

Bij deze uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden hoort natuurlijk ook een passend salaris. Wij bieden afhankelijk van je ervaring, een marktconform salaris van minimaal € 3.070 tot maximaal € 4.190 bij een volledige werkweek van 36 uur conform CAO Wageningen Research (schaal 8).

Het gaat om een aanstelling van 18 uur per week.

Wageningen University & Research stimuleert interne doorgroeimogelijkheden en mobiliteit met een intern recruitment beleid. Er zijn ruime mogelijkheden voor eigen initiatief in een lerende omgeving, wij bieden uitstekende opleidingsmogelijkheden. Je krijgt bij ons een veelzijdige baan in een internationale omgeving met een plezierige en open werksfeer.

Je gaat werken op de groenste en meest innovatieve campus van Nederland, en op een universiteit die voor de 20e achtereenvolgende keer is gekozen tot de “beste universiteit” van Nederland.

Wil je meer informatie?

Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met Sabine Huard, ambtelijk secretaris WUR Council, 0317- 489202, sabine.huard@wur.nl.

Voor meer informatie over de procedure kun je contact opnemen met Edvard Jongschaap, Sr Corporate Recruiter Concernstaf & Facilitair Bedrijf, tel: 0317 – 489 178 of via email: edvard.jongschaap@wur.nl

Wil je solliciteren?

Dat kan direct via de sollicitatiebutton, zie onderstaande link naar de website van de vacature, waar de verdere procedure beschreven staat.
Deze vacature staat open tot en met maandag 30 juni 2025.

Geschikte kandidaten die zich tijdens de vacature-opening aanmelden, kunnen al vóór de deadline worden uitgenodigd.

Deze punten geven onze medewerkers aan als goede redenen om te komen werken bij WUR: lees de 6 redenen om te komen werken bij WUR

Lees hier meer informatie over de vacature.