Sinds een jaar wordt er op grote schaal thuisgewerkt. Hoewel veel mensen snakken naar weer en meer ‘uitwerken’ is het ook duidelijk dat thuiswerken een blijvertje is. Hybride werken zal gewoon worden, althans voor functies waarvoor dat passend en mogelijk is. Geregeld thuiswerken vraagt aandacht van werkgever en werknemer. Er komen regelingen en overeenkomsten tot stand, er zijn gesprekken over het anders inrichten van werkprocessen, en er ontstaan nieuwe vragen, bijvoorbeeld over verbonden blijven. In dit artikel enkele handvatten voor de medezeggenschap, want het spreekt voor zich dat ook die aan zet is.
Het gesprek over thuiswerken zal zeker niet alleen moeten gaan over een tot stand te brengen regeling. Thuiswerken vraagt immers ook om een andere benadering van werkgever- en werknemerschap, van de ontwikkeling en inrichting van het bedrijf, van leiding geven et cetera. Alles tegelijk aanpakken is niet te doen, maar het is wel goed om het brede perspectief te blijven zien. We raden aan te beginnen met het scheppen van duidelijkheid op een aantal concrete zaken:
Daar geven we wel een winstwaarschuwing bij: je bent niet klaar als je deze zaken geregeld hebt. Vervolgens is het tijd om verder te praten over de met thuiswerken samenhangende thema’s.
De werkgever moet zorgen dat de medewerkers onder alle omstandigheden veilig en gezond het werk kunnen doen. Dit noemen we de zorgplicht. Daarbij kun je onder meer denken aan het geven van voorlichting, regelmatig een goede Risico-Inventarisatie en -Evaluatie (RI&E), het daadwerkelijk arbo-verantwoord inrichten van werkplekken. Dit geldt niet alleen voor werk in het bedrijf, maar ook op de thuiswerkplek. De werkgever die deze bal in een regeling of overeenkomst vooral bij de werknemer legt, handelt niet in lijn van de arbowet.
De werknemer heeft ook verantwoordelijkheden en plichten. Hij of zij moet de voorschriften opvolgen, knelpunten en behoeften aangeven, klachten voorkomen en aandacht hebben voor zijn of haar fysieke en mentale gezondheid.
Maak de arbeidsomstandigheden een belangrijk onderdeel van de thuiswerkregeling. Uit de verantwoordelijkheden van de werkgever vloeit voort dat het de werkgever is die voor de benodigde voorzieningen moet betalen of ze moet vergoeden. Bij vergoedingen kun je denken aan het gebruik van eigen apparatuur. Kosten voor een verstelbaar bureau, verlichting, ergonomische stoel, los toetsenbord en muis, extra beeldscherm, headset e.d. zijn allemaal voor de werkgever. Uiteraard niet op de manier dat de werknemer wat aanschaft en de bon indient bij de werkgever. Dit moet in goede afstemming tussen werkgever en werknemer. Als een werknemer de werkplek zelf al goed heeft ingericht, dan hoeft de werkgever daaraan niet bij te dragen. Het eigen meubilair moet wel aan de ergonomische vereisten voldoen.
Bij arbeidsomstandigheden van thuiswerken denken we al snel aan de ergonomische beginselen waaraan ook de thuiswerkplek moet voldoen. Denk aan de vereisten voor beeldscherm, stoel, tafel, toetsenbord, muis, verlichting en afwisselen van zitten en staan. Maar welzijn en gezondheid zijn naast deze ‘hardware’ ook een belangrijke component van arbo. Nu voor veel mensen de vanzelfsprekendheden van het werk en de werkwijze zijn weggevallen, is dit een aspect waarvoor bij het thuiswerken extra aandacht mag zijn. Thuiswerken kan enorm uitdagend en belastend zijn. Het is best een kunst de werkdag thuis goed in te richten en daarin een nieuwe balans te vinden. Bij velen is het ook nog eens druk en hectisch in huis. En veel mensen halen normaal veel energie uit contact met collega’s. Op dit punt kan de balans dus makkelijk de verkeerde kant uitslaan. Zeker nu er minder zicht is op elkaar en ook leidinggevenden op afstand van de medewerkers werken. Dit aspect van arbo vraagt bij het thuiswerken nu en later nadrukkelijk aandacht. Het is zaak het thuiswerken en de verschillende elementen daarvan onderdeel te maken van de RI&E. Maak daarover afspraken met de bestuurder.
Een kleine rondvraag leert dat de energierekeningen van thuiswerkers sinds maart 2020 beduidend hoger zijn dan eerder. Dit zijn veelal werk-gerelateerde kosten. Volgens het Nationaal Instituut voor Budgetvoorlichting (Nibud) kost het thuiswerken gemiddeld € 2,00 per dag en bij een vijfdaagse thuiswerkweek zo’n € 43,30 per maand. Hierbij rekende het Nibud met verbruik van electra, water en gas, het nuttigen van zes kopjes koffie en thee per dag, wc-papier en afschrijving van bureau en stoel. In de € 2,00 zijn afschrijving van eigen computer en scherm niet meegerekend. Bij organisaties die al vergoedingen geven, blijkt een vergoeding per dag populairder dan een maandelijks of jaarlijks bedrag.
Werkgevers mogen nog tot 1 april 2021 de gebruikelijke reiskostenregeling uitvoeren zoals die voor 13 maart 2020 van toepassing was. Daarmee kon elk personeelslid de volledige reiskostenvergoeding ontvangen, ook al is er niet voor gereisd. Het spreekt voor zich dat dit voor die periode gezien kan worden als vergoeding voor het thuiswerken. De overheid heeft de termijn al een paar keer opgerekt en dat zou nog wel eens kunnen gebeuren.
Let op: als deze tijdelijke regeling stopt, dan moet er per reis worden vergoed. Dat vraagt dus om een administratie waarin wordt bijgehouden hoe vaak een medewerker heeft gereisd van en naar zijn werk.
Werkgeverskoepels staan wel open voor een ‘waarjewerkt’-budget. Daarin zouden reisbewegingen en thuiswerkvergoedingen belastingvrij opgenomen kunnen worden. Op die manier kan de werkgever reis- en/of thuiswerkvergoeding betalen. De fiscus zou dat met een gerichte vrijstelling moeten ondersteunen. Zolang dat nog niet aan de orde is, kun je het in de eigen organisatie natuurlijk prima zo inrichten dat wordt bijgehouden of je op een dag gereisd hebt of thuisgewerkt hebt. Het nadeel is dan wel die thuiswerkvergoeding dan nog niet belastingvrij betaald kan worden.
De verwachting is dat nieuwe cao’s met name aan de vergoeding aandacht zullen besteden, mogelijk met ruimte voor eigen afspraken. Maar daarnaast vallen er genoeg andere zaken te regelen. En in een organisatie waarin geen cao van toepassing is, is het aan de OR en bestuurder om afspraken te maken. Aan tafel dus.
Een goede thuiswerkregeling bestaat uit meerdere componenten. Denk daarbij onder meer aan:
In alles wat de werkgever en OR willen regelen, moet wel een goede balans zitten. Hoe meer aanvullende regels de werkgever opstelt, hoe meer er van de thuiswerkende medewerker gevraagd wordt en hoe meer de werkgever dan ook moet faciliteren en ondersteunen.
De werkgever heeft een wettelijk ‘instructierecht’. Dit houdt in dat de werkgever aan de werknemer op grond van de gezags-relatie instructies mag geven. Hierbij moet echter rekening worden gehouden met het recht op privacy van de werknemers. Uitgangspunt is immers dat de werknemer ook op de werkvloer privacy geniet. Daarnaast is het denkbaar dat de werkgever de werknemer bij het thuiswerken wil controleren. Dat voelt direct als een hellend vlak, want behalve dat er een werkplek in huis is, is het ook het huis van de werknemer. Dat voelt al snel als een inbreuk.
Tot op heden zijn er geen afwijkende regels geschreven of in rechtspraak ontstaan voor het controleren van thuiswerkende werknemers. De werkgever heeft zich daarbij te houden aan de vereisten van de AVG. Dat betekent concreet dat bij het controleren van (thuiswerkende) werknemers, wordt vereist dat de werkgever aan de werknemers kenbaar maakt dat:
– er kan worden gecontroleerd
– er een legitiem doel moet zijn en dit doel zwaarder moet wegen dan het belang van de werknemer
– het controleren noodzakelijk is en er geen minder ingrijpende manieren mogelijk zijn
– en de werkgever rekening houdt met privécommunicatie van de werknemer.
Het feit dat er met het controleren van werknemers, persoonsgegevens worden verwerkt en dat daarmee de AVG van toepassing is, betekent ook dat de overige regels voor gegevensverwerking van toepassing zijn. Het gaat dan onder meer om de informatieplicht en het instemmingsrecht van de ondernemingsraad.
Enkel en alleen opnemen in een regeling dat controle in en op de thuiswerksituatie mogelijk is, is dus niet voldoende.
Wees er als OR scherp op dat met de thuiswerkregeling niet en passant ook andere regelingen worden aangepast. Bijvoorbeeld afspraken over werktijden en bereikbaarheid zouden weleens in strijd kunnen zijn met de huidige werktijdenregeling. En de bepalingen over vergoedingen van thuiswerkdagen moeten goed naast de reiskostenregeling worden gelegd. Zo zijn er vast nog meer voorbeelden te ontdekken.
Een thuiswerkovereenkomst opstellen is geen verplichting. Zoals bij elke overeenkomst moet de werkgever heel goed nagaan wat de bedoeling ervan is. Het zou bijvoorbeeld ook kunnen dat een heldere regeling volstaat. Wordt er wel aan een overeenkomst gewerkt, kijk als OR dan goed mee voordat deze naar de medewerkers gaat. Dat scheelt een hoop gedoe voor werkgever en werknemer achteraf. Let erop dat de overeenkomst voldoende in lijn is met de regeling, dat met de overeenkomst geen zaken waarvoor de werkgever verantwoordelijk is bij de medewerker worden neergelegd en dat er met de overeenkomst geen onnodige extra zaken geregeld worden. Attendeer de werkgever er ook op dat de overeenkomst met duidelijke toelichting naar de medewerkers gestuurd moet worden. In situaties waarin thuiswerken al grotendeels gebruikelijk was voor de coronacrisis kun je je afvragen of een thuiswerkovereenkomst een meerwaarde heeft. Het kan namelijk zijn dat daarmee juist afbreuk gedaan wordt aan de positie van de medewerker. Zo kan een eerder prettige flexibele situatie ineens aan banden worden gelegd. De overeenkomst moet dus acceptabel zijn voor zowel werkgever als werknemer.
We begonnen het artikel met verschillende aspecten die kleven aan het thuiswerken. Daar eindigen we ook graag mee. Bestuurder en OR zijn namelijk niet klaar als er een regeling tot stand is gebracht. Praat daarna zeker verder over andere aspecten van thuiswerken zoals het leiding geven op afstand, het vasthouden van het teamgevoel, het makkelijk in elkaar overlopen van werk en privé waardoor het risico van overbelasting op de loer ligt, het volgen van productiviteit… Maak het thuiswerken onderdeel van het medewerkerstevredenheidsonderzoek en van de RI&E, evalueer het thuiswerken zeker de eerste jaren geregeld en gericht, stel bij waar nodig. Genoeg te doen voor de OR!
