Een medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) is een mooi instrument om goed in beeld te krijgen hoe het met de medewerkers gaat, wat zij van de organisatie vinden en hoe zij hun werk en de werkgever ervaren. Het onderzoek levert verbeter- en aandachtspunten op en helpt om in zicht te krijgen wat er goed gaat. Mits goed, zorgvuldig en overwogen uitgevoerd, uiteraard. Daar ligt een belangrijke taak voor de medezeggenschap.
En misschien is het juist nu, na en in deze roerige tijden, extra belangrijk om een thermometer in de organisatie te steken. Want nu corona langzaam op zijn retour lijkt, is het zaak om goed zicht te krijgen op hoe het met de mensen gaat en wat de komende tijd aandacht vraagt. Een MTO is daar één van de instrumenten voor.
Het MTO behoeft instemming als ‘regeling met betrekking tot de arbeidsomstandigheden’. Dat vinden we zowel in de WOR als in de WHW. Het MTO wordt dan uitgelegd als onderdeel van de RI&E. Overigens kunnen daarover de meningen verschillen, want is een MTO wel echt een ‘regeling’?
Maar deze formele benadering gaat voorbij aan de echte meerwaarde en het grote belang van een goede rol van de medezeggenschap bij het opstellen en houden van een MTO.
Het MTO is meestal een lijst met vragen. De bedoeling is natuurlijk dat het onderzoek succesvol verloopt en tot uitkomsten leidt die vertaald kunnen worden in acties en beleid. Dat stelt eisen aan de vragenlijst. De medezeggenschap kan helpen om de vragenlijst zo effectief mogelijk te maken. Heldere en begrijpbare vragen zijn belangrijk.
Ook kan de medezeggenschap vragen toevoegen aan de lijst en op die manier aandacht vragen voor bepaalde thema’s in de organisatie. Daarnaast kan de medezeggenschap een belangrijke rol vervullen bij het behalen van een zo hoog mogelijke respons. Het is tenslotte in ieders belang dat zoveel mogelijk mensen het MTO invullen.
Het imago van een MTO is meestal niet zo best. Dat heeft vaak te maken met wat er uiteindelijk gebeurt met de resultaten.
Dat beeld kan zeker veranderen door als medezeggenschap het belang uit te dragen en collega’s te stimuleren om het in te vullen. Uiteraard zonder invloed op de inhoud. Het beeld kan nog meer verbeteren door na het MTO toe te zien op terugkoppeling van de resultaten en vooral op de aanpak van kwesties die uit het onderzoek naar voren komen. Anders worden medewerkers bevestigd in het beeld dat er toch niks gebeurt met de resultaten…
Voordat het MTO tot stand komt en uitgevoerd wordt, is het goed om na te denken over de vragen waarom, wanneer, hoe en voor wie? (iedereen of bijvoorbeeld een afdeling) het MTO wordt gemaakt. Belangrijk is om duidelijke doelen te stellen aan het MTO. Gewoon zomaar een standaard MTO doen heeft weinig toegevoegde waarde. Er komt dan niet of tafel wat echt relevant is voor de organisatie op dit moment.
Denk ook na over wie je wilt bereiken. Een MTO kan voor alle medewerkers gehouden worden of bijvoorbeeld voor een afdeling. Dat hangt af van de doelen. Wordt het MTO in de hele organisatie gehouden, denk er dan ook aan om uitzendkrachten, gedetacheerde medewerkers en interim-medewerkers mee te laten doen. Houd er rekening mee dat het voor een goed onderzoek van belang is dat iedereen zoveel mogelijk dezelfde vragen krijgt.
Bij de vraag hoe het MTO te houden, gaat het onder meer om of het online of schriftelijk gehouden worden. Maar ook de vraag of er toegang is tot computers om het online in te vullen is dan belangrijk. Vergeet niet dat anonimiteit een groot goed is bij het meedoen aan een MTO.
In deze fase denkt de OR mee over deze kwesties. Daarnaast geeft de medezeggenschap bij voorkeur ook input op de te stellen vragen. Daar wordt het MTO alleen maar beter van.
Bespreek in dit stadium ook al het belang van duidelijke communicatie over het MTO dat er aan komt. Bespreek ook wat de rol van de medezeggenschap daarbij kan zijn.
Het is ook belangrijk om in dit stadium al afspraken te maken over wat er straks gebeurt met de oogst van het MTO. Denk daarbij bijvoorbeeld aan de volledige inzage door het medezeggenschapsorgaan, overleggen over de bevindingen en daaruit voortkomende verbeteracties en de wijze waarop de raad hierbij betrokken zal zijn. Dat kan nog niet uitputtend, maar het is belangrijk om dit niet te laten afhangen van de resultaten van het onderzoek.
Tijdens de periode dat het MTO gehouden wordt ligt de focus op communicatie, stimuleren van deelname, eventuele ondersteuning bij vragen et cetera. Dit is allereerst een taak voor de werkgever, maar de medezeggenschap kan hierin zeker een rol van betekenis vervullen.
Na het houden van het MTO worden de resultaten gedeeld in de organisatie. Uiteraard met de raad, maar natuurlijk ook breed in de organisatie. Terugkoppeling van bevindingen is van cruciaal belang voor draagvlak voor het vervolg, maar ook voor deelname aan MTO’s in de toekomst. Zorg ervoor dat de resultaten en verbeteracties snel en duidelijk worden gecommuniceerd in de organisatie. Dat gebeurt door de bestuurder, de medezeggenschap stimuleert hiertoe en kan er zelf ook wat over zeggen in eigen berichten.
Zorg dat de raad een duidelijke toelichting krijgt op de resultaten. Bij voorkeur door degenen die het onderzoek hebben uitgevoerd.
Maak onderscheid tussen de quick-wins en de verbeteracties voor de lange termijn. Maak afspraken over de opvolging van de daarbij behorende acties. Draag daarbij uit dat het belangrijk is om medewerkers te betrekken bij het inrichten en uitvoeren van de verbeteracties.
Het kan overigens zijn dat verbeteracties advies- of instemmingsplichtige onderwerpen zijn. Wees daar alert op.
Komen er verbeterpunten uit voor de medezeggenschap zelf, zorg dan dat je deze zichtbaar oppakt. Dat komt het imago ten goede en is meteen een mooi voorbeeld voor het management😊
Een eenmalig MTO heeft niet zoveel waarde. Je wilt tenslotte ook weten of de verbeteringen effect hebben gesorteerd. En er ontstaan ongetwijfeld nieuwe aandachtspunten in de organisatie. Nadat het MTO is geweest en de eerste acties lopen, is het goed om alvast afspraken te maken over het volgende MTO. Een periode van 2 of 3 jaar is mooie tussentijd. Het ligt er een beetje aan wat er speelt. Spreek af wanneer het MTO ongeveer plaats moet gaan vinden en spreek dan ook zeker af wanneer de gesprekken beginnen om opnieuw een passend MTO op te gaan tuigen.
