Flow 

Dinsdag 25 augustus. Ik ben op weg naar Doorn, voor mijn eerste cursus na de zomervakantie. En dat is altijd weer even wennen en opstarten. Ik heb een bepaalde ‘flow’ nodig. Na de eerste trainingsdag is die er overigens meestal wel weer.

Het weer in Nederland is vaak hollen of stilstaan, vind ik. Nu ook, want de temperatuur is minstens 12 graden gezakt. Het voelt fris aan. En omdat ik vroeg ben en de zaal nog niet in kan, moet ik een half uurtje buiten wachten. Gelukkig krijg ik al snel gezelschap van de zeven cursisten.

Twee van hen heb ik eerder ontmoet, tijdens het voorgesprek. De andere vijf ken ik nog niet. Dat is niet raar. Regelmatig houd ik de voorgesprekken over de inhoud van een cursus met slechts een deel van de leden.
In het voorgesprek gaven de leden van het medezeggenschapsorgaan aan dat ze hun werkwijze onder de loep wilden nemen. Wat gaat er goed en wat niet? Ook willen ze met hun districtsmanager bespreken hoe de samenwerking gaat.

Vanaf het allereerste moment is de sfeer ontspannen. Er gaan veel kwinkslagen en grapjes heen en weer. Ook naar (en door) mij. Ik houd daar van. In een plezierige sfeer vind ik het prettig werken.

Na de kennismaking gaan we al gauw aan de slag met de evaluatie van de werkwijze.
Meestal deel ik opdrachten op papier uit. Nu heb ik ze heel bewust verwerkt in de PowerPoint-presentatie, tussen de ‘inhoudelijke’ sheets. En dat gaat prima.

Omdat ik er niet van houd iets als ‘niet goed’ te bestempelen, zet ik de cursisten aan de hand van smileys aan het werk. Een groene lachende smiley betekent: dit gaat goed. Een rode smiley met hangende mondhoeken: dit kan beter. En een oranje smiley met een uitroepteken wil zeggen dat de leden iets in de gaten moeten houden of ergens alert op moeten zijn.

De bespreking van die onderwerpen verloopt goed. De leden zijn het behoorlijk eens met elkaar. Hoogstens is er soms een verschil in beleving tussen de verschillende vestigingen. Blijkbaar heeft elke locatie een eigen sfeer en cultuur. Op zichzelf ook niet zo vreemd, natuurlijk.
Ook het gesprek met de manager verloopt voorspoedig. Beide gesprekspartners streven hetzelfde na: een organisatie met een prettige werksfeer, waarin ieder zelfbewust zijn verantwoordelijkheid neemt.

Na afloop kijken de cursisten tevreden terug op de dag.
Dat geldt ook voor mij. Mission accomplished: de flow is er weer!

Marian Beeren
Trainer Medezeggenschap bij Stavoor en DASMO

(17 september 2020)

Improviseren 

Voordat een training plaatsvindt, is er al heel wat gebeurd.
Te beginnen met een gesprek over de leerwensen. Voor deze cursus heb ik met de secretaris van de OR dat gesprek gevoerd. De onderwerpen zijn de communicatie met de collega’s en de rol van de OR bij de cao. Na het gesprek schrijf ik het programma.

De OR gaat daarmee akkoord en dan kan ik verder met de voorbereiding. Hoe pak ik het aan, wat vertel ik in de theorie, welke opdrachten en oefeningen zet ik in? Ik vind het leuk dat het over communicatie gaat, want nu kan ik het filmpje laten zien dat collega’s van Stavoor onlangs hebben gemaakt.

Voor mij is het altijd een fijn gevoel als alles klaarligt: het programma, het draaiboek, de presentatie met de opdrachten. Laat de cursusdag maar komen!

Maar dan krijg ik een paar dagen voor de cursus een mailtje van de OR. Ze hebben gehoord dat er een fusie aankomt en of daaraan misschien aandacht kan worden gegeven tijdens de cursus.

Ja, natuurlijk kan dat. Voor zo’n ingrijpende gebeurtenis maak ik tijd. Al zal ik wel wat moeten improviseren, omdat ik geen tijd meer heb voor een uitgebreide voorbereiding en bovendien nog te weinig weet over hun fusieproces.

Gelukkig loop ik al even mee als trainer en weet ik wat er bij fusie komt kijken. En improviseren is ook een talent van mij. Ik bereid een presentatie over fusie voor en zet die op mijn laptop.
We kunnen aan het werk, al moet de OR wel begrijpen dat het programma anders wordt.

Ik loop met de OR de fases van het fusietraject door: oriëntatie, intentie, onderzoek en het fusiecontract. De OR-leden hebben veel vragen over hun rol in de verschillende stappen. Al gauw blijkt dat er veel te doen is voor de raad en dat het verstandig is dat ze zich laten bijstaan door een adviseur.

Het onderwerp communicatie met collega’s sluit goed aan bij de fusie. Praten en overleggen met hen en hen informeren is nu immers nog belangrijker geworden.
Met een oefening laat ik de leden ervaren hoe het is om je verhaal te vertellen zonder reactie van de ander en hoe het is als de ander wel reageert. De OR snapt direct dat alleen geschreven berichtjes niet voldoende zijn en maakt daarom plannen voor teambezoeken en het organiseren van inloopmomenten. De nieuwsbrieven zijn natuurlijk ook belangrijk en een kleine schrijfopdracht maakt duidelijk dat het aandacht vraagt hoe de OR zijn boodschap verwoordt.

Aan het einde van de dag zijn de OR-leden blij met de kennis en inzichten die ze deze dag hebben opgedaan. En ik ben tevreden dat ik de OR een stapje op weg heb geholpen.

Wel jammer dat de wifi op locatie te zwak was om ons filmpje te laten zien (https://www.youtube.com/watch?v=9jfbCU-KzkY&feature=youtu.be)…

Liesbeth van Bakel
Trainer Medezeggenschap bij Stavoor en DASMO

(6 oktober 2020)

Normaal ben ik al vroeg in een trainingsruimte om mijn spullen klaar te zetten en me de ruimte ‘eigen’ te maken. Vandaag klap ik mijn laptop open en zet ik hem op een standaard, zodat de camera op ooghoogte staat. Via mijn telefoon heb ik een tweede scherm paraat en mijn koptelefoon is ingeplugd. Alle presentaties en apps die ik vandaag wil gebruiken, staan open zodat ik ze met een druk op de knop kan delen met de deelnemers.

Terwijl ik geniet van mijn vers gezette koffie, druppelen de deelnemers één voor één binnen in de digitale trainingsruimte. Stipt om half tien is iedereen paraat, een groep van 25 deelnemers.

Omdat ik vooraf maar een paar mensen heb gesproken, starten we met het plakken van digitale post-its via jamboard. Iedereen beantwoordt de vraag: Wat wil je dat er aan het eind van deze bijeenkomst in ieder geval bereikt is? Er ontstaat een veelkleurig overzicht van verwachtingen, die ik gebruik als opstap om het programma van de training te bespreken.

Tijdens pauzes kijk ik af en toe nog even naar het overzicht om te zien of we on-track zitten of dat ik nog verder kan inzoomen op specifieke zaken. Een fijne manier van werken.

Bij het online werken is de grootste uitdaging iedereen betrokken en energiek te houden. Gelukkig hebben we als trainers inmiddels een rugzak vol instrumenten om in te zetten. De belangrijkste drie voor vandaag zijn eigenlijk heel eenvoudig:

1. Mijn eigen enthousiasme

Zelfs online lijk ik mijn eigen enthousiasme over een onderwerp goed over te kunnen brengen. Inmiddels heb ik ook al een aardig gevoel ontwikkeld om aan al die kleine schermpjes non-verbaal te kunnen aflezen hoe het staat met de energie in de groep.

2. Mini-pauzes

Ieder uur hebben we vijf minuten pauze, waarin ik de deelnemers stimuleer even de trap op en neer te lopen, verse koffie te zetten of buiten een klein rondje te rennen. Oftewel: beweeg! Het doet niet alleen de deelnemers enorm goed, maar ook mijzelf.

3. Afwisseling in werkvormen

Bij live trainingen is afwisseling natuurlijk belangrijk, maar bij online trainingen misschien nog wel meer. De deelnemers genieten ervan na een korte presentatie van mijn kant, zaken in kleine groepen verder uit te werken en later terug te koppelen aan de hele groep. In de digitale subgroepen lukt het goed om echt tot inhoudelijke verdieping te komen.

Aan het eind van de training deel ik het overzicht met de post-its nog eens met de hele groep en behandel ik kort de openstaande punten. Dat blijken er nog maar twee te zijn.

Na afloop ontvang ik verschillende mailtjes en appjes van deelnemers die me nog eens extra willen bedanken. En grappig genoeg voelen deze complimenten die versleuteld als 1-en en 0-en door de ether tot mij komen, bijna net zo fijn als in real live.

Pieterbas Buijs
Trainer Medezeggenschap bij Stavoor

(november 2020)

Een OR-cursus is meestal maatwerk. Tijdens een voorbespreking neem ik met de OR de onderwerpen door die hij tijdens de cursus wil behandelen. Regelmatig wordt daarbij de bestuurder ook uitgenodigd een dagdeel aanwezig te zijn.

De reden voor die uitnodiging is verschillend. De ene keer is het verdere kennismaking in een informele setting met een bestuurder die kort geleden benoemd is. De andere keer is het een soort traditie dat OR en bestuurder het prettig vinden eenmaal per jaar de banden te verstevigen. Een enkele keer zijn er relationele spanningen en is dat de reden voor de OR de bestuurder uit te nodigen. Voor mij als trainer is dit wel altijd spannender, omdat ik van te voren niet weet hoe het gaat lopen.

Een mooi voorbeeld hiervan was een OR die tijdens het voorgesprek aangaf al maanden behoorlijk veel irritaties te hebben over de wijze waarop de overlegvergadering verliep: de bestuurder was veel te lang aan het woord, gaf geen antwoord op vragen en luisterde ook niet.

De OR-leden waren dus heel kritisch, maar vonden het lastig dit kenbaar te maken aan de bestuurder. Dit was een belangrijk leermoment voor de cursus: durven zeggen wat je vindt, zonder in emoties te schieten of stil te vallen. Vanuit het principe ‘Verander de ander en begin bij jezelf’, vond de OR het een goed idee dit tijdens de cursus te oefenen met een acteur.

Na korte kennismaking lichtten de OR-leden de acteur in over de houding, werkwijze en manier van communiceren van de bestuurder. Prachtig om te zien hoe snel de acteur zich in zijn rol inleefde en de bestuurder met verve speelde. De OR-leden werden van het kastje naar de muur gestuurd en voelden zich precies zoals bij het echte overleg.
We namen een time-out. Er waren zelfs OR-leden die oprecht boos en geïrriteerd waren. De mooiste opmerking die werd gemaakt, was: ”Gelukkig is onze bestuurder niet zo erg als jij!”.
Nadat de emoties wat waren gezakt, bespraken we de valkuilen en hoe de OR daaruit kon blijven. We oefenden nog aantal keren met de acteur. ik kon zien dat het vertrouwen toenam bij de OR-leden.

’s Avonds kwam de bestuurder en het was voor mij als trainer een cadeautje dat de OR-leden het geleerde ook daadwerkelijk in de praktijk brachten.
De bestuurder was trouwens blij dat de OR open en eerlijk was. Hij gaf aan dat hij voelde dat het overleg al een tijdje stroef liep, maar dat hij ook zijn vinger er niet achter kon krijgen waarom. Hij stapte dan in de valkuil zelf meer te gaan praten, omdat hij verder geen reactie van de OR-leden kreeg.

Ik vind dit een mooi voorbeeld dat de stroeve samenwerking niet op onwil was gestoeld, maar dat beide partijen het lastig vonden hierover met elkaar in gesprek te gaan.

John van Wanroij
Trainer-adviseur bij Stavoor Medezeggenschap

(december 2020)

‘De vloer op’ is voor mij als trainer sinds het voorjaar van 2020 steeds vaker een online vloer.
Dat werpt een heel nieuwe blik op het vak. De leercurve is hobbelig en met plateaus, maar is uiteindelijk ook best steil. Ik word ontzettend uit mijn comfortzone gehaald. Oké, dat houdt me ook scherp😊. Er gaan wat dimensies van het vak verloren, maar er komen ook nieuwe dimensies bij. Want het online leren en ontwikkelen, blijkt ook veel mogelijkheden te bieden.

Sinds enkele jaren werk ik met ondernemingsraden steeds vaker in de vorm van een learning on the job-traject. Daarin verbinden we een concreet vraagstuk, zoals bijvoorbeeld een adviesvraag, aan een ontwikkelvraag van de OR. Of we verbinden een ontwikkelvraag aan de actuele praktijk van de OR.
Een belangrijk kenmerk is dat we elkaar gedurende een bepaalde periode meerdere keren treffen en dat de OR tussentijds ook bewust aan de slag is met de ontwikkelvraag. Dat gebeurt aan de hand van afgesproken tussenstappen.
Deze manier van werken heeft veel voordelen. Zo ligt de focus niet slechts op één moment (zoals in de meer traditionele scholing) én de waan van de dag waarin een OR vaak weer terechtkomt na een scholingsdag, maakt nu ineens onderdeel uit van het traject.
Er wordt in het traject vaak op meerdere fronten tegelijk geleerd, er wordt geleerd in en uit de werkpraktijk en er is meer ruimte voor verschillende leerstijlen. Ook is er veel gelegenheid om te schakelen en te schaven en dit maakt dat alle tijd optimaal benut kan worden.

Zo trok laatst een ondernemingsraad aan de bel. Er lag een grote reorganisatie in het vooruitzicht, met naar verwachting forse consequenties voor zowel dienstverlening als voor de medewerkers. De eerste vraag was of ik hen als adviseur kon bijstaan bij de te verwachten adviesvraag. Want daar zouden best wel wat juridische componenten aan zitten.
Ik weet dat achter deze vraag vaak heel andere kwesties schuilgaan. Bijvoorbeeld: ‘Hoe pakken we onze rol in dit traject?’ Bij doorvraag bleek ook dat er al langere tijd wat onvrede was over de invloed die de OR kan hebben en over het moment dat de OR aan tafel komt bij besluiten. Een en een was voor mij al snel twee. De adviesvraag moest nog komen en dat zou zeker nog drie maanden duren. Een gouden kans voor de OR om nu meerdere stappen tegelijk te maken: een andere positionering in het besluitvormingsproces, een andere benadering van een adviesvraag als deze en uiteindelijk een proces en advies met resultaat. En… leren voor een volgende keer!

De OR was nieuwsgierig en stond open voor de learning on the job-aanpak.
We zijn uiteraard begonnen met een goede verkenning van de vragen. Dat heb ik bij de OR aan tafel gedaan. Ik heb eerst een deels met de vergadering meegekeken. Op die manier kreeg  ik een eerste indruk van de dynamiek in de OR en van de stijl van vergaderen. Daarna zijn we ingegaan op de voorliggende vraag en alle kwesties die daarmee gepaard gingen.
Ik heb in grote lijnen een traject beschreven en we zijn aan de slag gegaan. We begonnen met een bijeenkomst van een dagdeel waarin de dilemma’s bij betrokkenheid in besluitvorming in hun praktijk centraal stonden. Kort daarna zijn we nogmaals bij elkaar gekomen en hebben we inzichtelijk gemaakt wat de OR belangrijk vond bij de te verwachten reorganisatie.
Deze twee bijeenkomsten konden we inhoudelijk mooi aan elkaar verbinden, want vervolgens was de vraag hoe de OR  zich wilde en ging positioneren in het proces en op inhoud. Niet te lang daarna nam ik nog eens deel aan een vergadering van de OR. Ik geloof er namelijk heilig in dat de meeste winst voor een OR te behalen valt in het verloop van de eigen vergadering. Ook daarin zaten verschillende quick wins voor de OR.
In het vervolg sloot ik ook aan bij de overlegvergadering waar de OR de eerste bevindingen wilde delen met de bestuurder. Een leerzame ontmoeting voor alle betrokkenen. Uiteraard hebben we tussentijds steeds de vertaalslag gemaakt naar de huidige praktijk en vaak meer concreet naar de eerstvolgende acties of vergaderingen.

Na deze stappen hebben we de spreekwoordelijke hoofden weer bij elkaar gestoken en de vervolgstappen met elkaar afgestemd. In het verdere traject hebben we live en online momenten gecombineerd met tussentijdse focusstappen voor de OR. Daarbij ging de raad in een bepaalde periode gericht aan de slag met een bepaald aandachtspunt of doel. Via mail en telefoon hielden we ook op inhoud contact, want het ging uiteindelijk natuurlijk ook om die grote reorganisatie en het daarop te geven advies.
De OR had in de tussentijd verschillende gesprekken met de bestuurder waarin het geleerde tot uiting kwam. De bestuurder gaf aan dat zij de inbreng van de OR en het gesprek dat daardoor ontstond zeer kon waarderen.
De OR kreeg er steeds meer lol in. Toen de uiteindelijke adviesvraag op tafel kwam, kon de OR gaan oogsten want er was al heel veel gezaaid. In dit stadium lag de aandacht op het formuleren van een goede adviesvraag. Ook daarin hebben we een mix gemaakt van de leervraag van de OR en de oorspronkelijke vraag aan mij als adviseur. Op het eind  lag er een mooi advies, met een heel ander karakter dan eerdere adviezen van de OR.
Natuurlijk hebben we afgerond met de vraag wat de bevindingen, ervaringen en resultaten van dit traject waren en wat de OR zou meenemen. Dat meer learning on the job ook op dat lijstje stond, was leuk om terug te zien.

Ik begon deze column met het gegeven dat we ons in deze tijd steeds meer op de online vloer begeven. Noodgedwongen, maar juist die online vloer geeft de mogelijkheid om dit soort trajecten nog beter neer te zetten. Blended learning on the job wordt het dan. Ik heb de afgelopen maanden zoveel mogelijkheden van het online werken gezien dat ik het een gemiste kans zou vinden als we daarvan ook in de toekomst niet meer gebruik zouden maken. Niet, zoals nu, ter vervanging van live. Maar hopelijk straks als aanvulling op live en ter versterking van de ontwikkeling van de medezeggenschap en de medezeggenschappers. Kansen genoeg.

Corinne Theloosen
Trainer-adviseur bij Stavoor Medezeggenschap

(januari 2021)

In mijn werk als trainer is er het afgelopen jaar veel veranderd. De belangrijkste wijziging is wel het online trainen.
Onlangs gaf ik een leergang aan ambtelijk secretarissen. In de herfst hebben we de eerste bijeenkomst daarvan live kunnen doen. Bij de start van een leergang ontmoeten ambtelijk secretarissen van verschillende ondernemingen elkaar voor het eerst. Het is dan fijn als je live kennis maakt met elkaar. Elkaar zien sjouwen met tassen, laptops en kopjes koffie en ieders voorkeur zien voor een plekje in de zaal geeft een ontspannen eerste indruk van elkaar. Het is een deel van de check-in die spontaan verloopt.
Bij online bijeenkomsten is een check-in misschien nog belangrijker om expliciet aandacht aan te besteden. Daarmee leg je immers het fundament voor het resultaat. In een leergang met individuele deelnemers is het goed dat deelnemers van elkaar weten welke doelen ze willen halen, wat ze kunnen inbrengen en vanuit welke situatie ze dat doen. Bij de volgende ontmoeting weet ieder dan al waar de ander voor staat. De actualiteit daarvan vaak de check-in.
In de bijeenkomst van vorige week viel bij de check-in op hoeveel er nu gebeurt bij de verschillende raden en dus ook bij de ambtelijk secretarissen. Ook als raadsleden elkaar al maanden niet live ontmoet hebben. Of misschien juist wel daardoor.

Werkvormen veranderen ook. De inzet van digitale tools neemt enorm toe. Plakten we in een live bijeenkomst post-its op een flap-over, nu gebeurt dat digitaal met Jamboard of Padlet. Reageren op stellingen of quizvragen doen we met Mentimeter. Brainstormen tijdens of voorafgaand aan de bijeenkomst met Tricider. En er zijn nog veel meer mogelijkheden.
Dat vraagt extra voorbereiding van mij als trainer en enige digitale handigheid van mijzelf en de deelnemers, maar biedt daarna veel mogelijkheden voor een goede dynamiek. Vorige week hebben we in een mooi Jamboard de beïnvloedingsmogelijkheden van een raad in de besluitvorming op een rij gezet.

Anders is ook dat ik tijdens een online training dingen meemaak die in een live training nooit zullen gebeuren. Kinderen die bij hun ouder aankloppen met een vraag, partners die een kopje koffie komen brengen, pakketbezorgers aan de voordeur en huisdieren die door het beeld lopen… Allemaal niet per se verkeerd. Het geeft soms herkenbare afleiding die even voor ontspanning zorgt. Volledig online trainen is een zeer intensieve activiteit, zowel voor de deelnemers als de trainer.

Ook de taal verandert, nu we elkaar digitaal ontmoeten. Hoe vaak wordt er in een digitaal overleg niet geroepen: “Hé, je moet jezelf nog even unmuten”. Of: “Is dat een nieuw of een oud handje?”, “Volgens mij heeft onze collega een frozen beeld”, “Ik lig er even uit” of: “Hé, bij Monique zie ik een duimpje”.

Veel veranderingen dus voor mij, bij digitaal trainen. Het combineren van het goede van de online en live trainingsbijeenkomsten, het blended leren, biedt een mooie toekomst voor mijn trainerswerk. Dat is wat mij betreft het nieuwe normaal.

Irene Goor
Trainer-adviseur bij Stavoor Medezeggenschap

(februari 2021)