Het werk van de ondernemingsraad is veelomvattend. Alleen al kijkend naar alle terreinen waarop de OR actief kan zijn (artikelen 25, 27 en 28 WOR) zal het af en toe best duizelen. Een jaarplan is een hulpmiddel om het werk van de raad enigszins te structureren. Maar het is zeker ook een middel om resultaten te bereiken. En je mag het ook gerust werkplan noemen. Dan hoef je er niet per se in januari een begin mee te maken.😊
De OR geeft in een jaarplan aan welke onderwerpen hij het komende jaar wil oppakken. De OR kan daarin ook aangeven welke bredere doelen de OR wil bereiken.
Bij het maken van een jaarplan kan de OR niet om de voornemens van de bestuurder heen. De OR moet die uiteraard in zijn plan opnemen. Daarnaast is er ruimte voor eigen ambities, zaken die de OR tot stand wil brengen in de organisatie en kwesties die op de ‘to do’-lijst staan die er vast al even ligt.
Het spreekt voor zich dat het plan zich niet alleen beperkt tot het ‘wat’. Een plan heeft meerwaarde als er ook aan toegevoegd wordt:
Daarnaast is het belangrijk om prioriteiten te stellen. Dat houdt het werk overzichtelijk.
Zorg tegelijk dat je in het plan wel verbinding legt tussen verschillende onderwerpen die samenhangen, zowel in inhoudelijke als volgordelijke zin. Als bijvoorbeeld het onderwerp ziekteverzuim hoog op de prioriteitenlijst staat en de OR later in het jaar aandacht wil vragen voor werkdruk, dan kan het slim zijn om dit aan elkaar te verbinden.
Een OR die eigen doelen en toetsingskaders formuleert, bereikt meer in het overleg met de bestuurder. De OR geeft op die manier een inhoudelijke meerwaarde aan het gesprek. En het geeft de raad focus.
Als het de OR ook nog lukt hiervoor verbinding te leggen met de collega’s, is dat helemaal mooi.
Het jaarplan is sowieso een mooie ondersteuning voor de communicatie met de collega’s. Vooral als het niet alleen wordt gebruikt om de collega’s te informeren, maar ook om hen te betrekken bij het OR-werk. Hun input bij de totstandkoming van het jaarplan maakt de lijnen meteen een stuk korter en losser. Vraag eens aan de collega’s waarover de OR zich het komende jaar druk moet maken…
Het kan helpen om in het plan te werken met thema’s en daaronder de doelen en activiteiten te zetten.
Dat kan bijvoorbeeld gaan om:
Maar het kan ook gaan om andersoortige onderwerpen, zoals:
De ondernemingsraad komt tot een overzicht van onderwerpen die in de organisatie spelen en onderwerpen die de OR graag op de agenda van de organisatie wil zien. Maak hier doelen bij en maak deze concreet en haalbaar. Neem daarbij steeds in het achterhoofd welk resultaat de OR ermee wil behalen.
Het kan geen kwaad dat resultaat ook op te nemen in het jaarplan. Met een kleine kanttekening: als je het werkplan breed gaat delen, is het goed je te realiseren dat je daarmee misschien je strategie prijs geeft. In dat geval kies je voor een algemene formulering van de resultaten in het plan en maak je een schaduwdocument waarin die nader zijn uitgewerkt.
En vraagt iets om een langere adem, splits het grote doel dan uit in kortetermijndoelen.
Plannen is een vak en benodigde tijd inschatten is lastig, maar het moet toch gebeuren om het plan daadwerkelijk te gaan benutten. Verdeling van werk is daarbij al snel een oplossing. De terugkoppeling en afstemming in de OR vragen dan wel om extra aandacht. Maak daarover dan ook afspraken in het plan. Dat scheelt een hoop gedoe. En denk zeker ook na hoe je collega’s kunt inzetten voor onderdelen van het plan.
Niet alles kan tegelijk, niet alles kan in een jaar. Een OR die met te veel zaken tegelijk bezig is of te weinig anticipeert op wat komen gaat, verzandt al snel in gebrek aan overzicht. Dat is funest voor waar het uiteindelijk om gaat: een rol van betekenis vervullen in besluiten die genomen worden binnen de organisatie.
Keuzes maken hoort daar ook bij, dus wees ook bereid af en toe iets los te laten. Maar liefst wel al op het moment dat er keuzes gemaakt worden voor het opstellen van het plan.
Als je elk jaar op eenzelfde moment een jaarplan voor de OR opmaakt, dan heb je altijd een leidraad en houvast. Doe het niet voor de vorm, maar benut het ook echt.
Belangrijker: maak het niet statisch. Er kunnen steeds nieuwe onderwerpen bijkomen en er vallen zaken af die afgehandeld zijn. Sta ook af en toe even stil bij de vraag of wat er in het plan staat nog actueel is en prioriteit heeft. Evalueren en actualiseren dus. Anders wordt het een papieren tijger. En dat is jammer van ieders tijd.
