Bespreking van de algemene gang van zaken; dat is de essentie van artikel 24. De wetgever schrijft voor dat OR en bestuurder en een of meer van de toezichthouders of commissarissen minimaal twee keer per jaar in gesprek gaan over de koers, keuzes, visie en grote lijnen. ‘Waar staan we en waar gaan we?’ dus eigenlijk. Hoe benut je het artikel 24-overleg goed en hoe kom je voorbij de rituele dans? In dit artikel gaan we in op de kansen en kanttekeningen en geven we handvatten voor de OR.
KANSENBijtijds aan tafel Goed op de hoogte Helikopterview |
partners bij voorkeur uit de concrete zaken die op dat moment spelen. Even een stap naar achter en met een helikopterview in gesprek over de grote lijnen. Dat biedt de OR een kans een meer volwaardige en strategische gesprekspartner te worden en dat is een belangrijke meerwaarde van de OR. Overleg met toezichthouder Draagvlak toetsen en creëren Blik op de samenwerking |
KANTTEKENINGENHet zijn andere tijden Een rituele dans |
toezichthouders. Onvoorbereid aan tafel |
Hoe benut je de kansen en hoe omzeil je de risico’s? Hieronder een aantal suggesties waarmee de OR de mogelijkheden van het artikel 24-overleg volledig kan benutten.
Doe het op passende momenten
Kies een ritme dat aansluit bij de organisatie. Plan een artikel 24-overleg rond begroting (het moment dat de bestuurder bezig is met plannen voor komende periode) en het andere een half jaar later. Overleg dus vooral op momenten dat het ertoe doet.
Doe het vaker
Allereerst: liever een keer per jaar een goed artikel 24-overleg dan twee keer een halfbakken bijeenkomst. Maar nog liever: doe het twee keer goed! En: vertaal de strekking van artikel 24 naar de reguliere overlegvergadering en zet met regelmaat het punt ‘Waar gaan we en waar staan we?’ op de agenda. Dat doet recht aan de bedoeling van artikel 24 en sluit vaak beter aan bij de huidige praktijk. In het (half)jaarlijkse artikel 24-overleg kun je vervolgens meer ingaan op de grote koers en keuzes van de organisatie en op de samenwerking tussen OR en bestuurder.
Doe het voorbereid
Goede voorbereiding is de belangrijkste voorwaarde voor een effectief overleg. Je mag gerust zeggen dat een artikel 24-overleg zonder voorbereiding een zinloze missie is. Spreek met elkaar af wat er in de voorbereiding gebeurt. Zo kan de bestuurder een korte presentatie voorbereiden over de belangrijkste ontwikkelingen, resultaten, verwachtingen en plannen voor de komende periode.
De bestuurder en manager P&O kunnen ook een overzicht maken van besluiten die in voorbereiding zijn voor de komende tijd. Dit overzicht gaat voor het overleg naar de OR, maar wel op zo’n moment dat de raad er nog aandacht aan kan besteden in de eigen vergadering. Vraag als OR ook de jaarstukken en conceptbegroting of jaarplan op. En het allerbelangrijkste: bereid je voor! Denk na over de vragen die je wilt stellen en de onderwerpen waarvoor de OR aandacht wil vragen.
Zet dus ook als OR inhoudelijke punten op de agenda. Kies twee of drie onderwerpen waarbij je in het gesprek met de toezichthouders en bestuurder stil wilt staan. Bereid dit goed voor en pak ook duidelijk de regie bij deze punten. Hierdoor kan het overleg echt een gesprek worden.
Stem de agenda af met de bestuurder, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.
Doe het met afspraken
Veel zaken tijdens het artikel 24-overleg vragen om nader beraad binnen de OR zelf. Doe in het overleg daarom op inhoud geen toezeggingen of bindende uitspraken. Maar maak vooral wel proces- en procedurele afspraken! Over hoe je gaat samenwerken bij een bepaald dossier en wanneer en op welke wijze de OR in de besluitvorming betrokken wordt. Maak dit zo SMART mogelijk. Rond elk punt af met helderheid over het vervolg. Helderheid is ook dat de OR zegt: ‘Wij gaan onze gedachten hierover eens ordenen en zetten het (binnenkort of later) op de agenda van de overlegvergadering’. Bespreek ook met elkaar wat te doen als zich tussentijds onverwachte zaken voordoen.
Doe het eens anders
Denk na over werkvormen om het artikel 24-overleg wat levendiger te maken en om inbreng van alle aanwezigen te stimuleren. Laat het vooral een leuke en inspirerende bijeenkomst worden. Voel je vrij om dat te doen bij de agendapunten die de OR inbrengt. Stem het bij andere punten even af met de bestuurder. Het hoeft niet spectaculair te zijn. Werken met stellingen of met brown papers en Post-Its is al net even anders. Steeds meer organisaties kiezen ook voor externe begeleiding van het artikel 24-overleg om het momentum optimaal te benutten.
Vergeet je collega’s niet
Ga voorafgaand aan het artikel 24-overleg met collega’s in gesprek. Vertel hen wat dit overleg inhoudt en vraag hen waarvoor de OR volgens hen aandacht moet vragen. Het heeft een enorme meerwaarde als de OR tijdens het artikel 24-overleg aandacht vraagt voor belangrijke thema’s die leven bij de collega’s. Zorg dan wel voor een heldere selectie. Niet elk genoemd punt is meteen een aandachtspunt. Orden wat je hoort en vertaal dit naar een paar aandachtspunten. Deze kunnen daarmee onderdeel worden van de koers en keuzes voor de komende tijd. Je bent dan meteen goed zichtbaar bij je collega’s! En vergeet niet naar hen terug te koppelen wat je met hun input hebt gedaan en wat dit heeft opgeleverd.
En hoe verder?
Vergeet niet om aan einde van het overleg af te spreken wat de vervolgstappen zijn. Want tussen vroegtijdig geïnformeerd worden en vroegtijdig betrokken zijn, zit nog een wereld van verschil en tussenstappen. Stem af met de bestuurder, maar maak ook en vooral als OR je eigen plan! Zorg dat je niet betrokken wordt, maar dat je vanzelf betrokken bent! Het artikel 24-overleg en vooral de strekking daarvan biedt daarvoor een mooie ingang.
