Elk medium zijn eigen stijl

door: Isaäk Mol, divisiemanager bij Stavoor

In de afgelopen twee adviesbrieven OR & communicatie heb ik geschreven over schriftelijke communicatie. Het eerste artikel ging over 'schrijven als kunst', een pleidooi om eens niet zakelijk, kort en to the point te schrijven maar juist breed, mooi, met stijlfiguren. In het tweede stuk stond 'pakkend schrijven' centraal, over beginzinnen, zeggingskracht van zinnen en actieve woorden. Dit keer wil ik het hebben over de verschillende media die de OR gebruikt.

Er staan de OR vele verschillende manieren van schriftelijke communicatie ter beschikking. Bijvoorbeeld de tekst op de eigen website of intranetsite, een e-mail aan medewerkers, een schriftelijk bericht, een periodiek of een jaarverslag. Maar ook de officiële brief, het advies of de instemming zijn media waarvan de OR regelmatig gebruikmaakt. Elk medium heeft zijn eigen doe! en daarmee tevens zijn eigen stijl. Die stijl wordt vooral bepaald door de mate van vluchtigheid van het gebruikte medium. Ik zet de verschillende uitingen in dit artikel voor u op een rij.

Het achterbanbericht

Deze communicatievorm is over het a!gemeen niet heel officieel, maar ook niet vluchtig.

'Onze organisatie is veranderd en blijft veranderen. Sinds de Strategische Heroriëntatie (vastgelegd in 2004) passen we onze activiteiten continu aan, op basis van de wensen en behoeften van onze cliënten en de samenleving waarin zij leven. Volgens de recentelijk ingevoerde beleidscyclus herbezien we om de vier jaar onze doelen en activiteiten. Voor medewerkers vormt een dergelijke maatschappelijke doelstelling een belangrijke motivatie om voor onze organisatie te werken. De ondernemingsraad (OR) juicht de huidige ontwikkeling daarom ook toe.

Er is ook een keerzijde. Veranderen kan lastig zijn. De omslag vergt niet alleen veel inspanningen van het management en bestuur, maar zeker ook van de medewerkers. Voor sommigen een uitdaging, voor anderen een bedreiging.

Juist hier is mede een taak weggelegd voor de OR: ervoor zorgen dat de belangen van alle medewerkers in het gehele proces voldoende aandacht krijgen.'

Een tekst van een OR. Het is geen beknopt bericht. Zeker niet als je weet dat er nog drie pagina’s tekst achteraan komen, gevolgd door een verdere uitwerking over nog eens vijf volle bladzijden. Maar ook zonder die wetenschap is duidelijk dat dit een formeler stuk is. Een beetje populistisch of leesbaar opgeschreven, maar zeker niet teveel. Het is het werkplan van de OR in een versie die bedoeld is de achterban duidelijk aan te geven waar de OR voor staat, hoe hij zich verhoudt tot de ontwikkelingen van de organisatie en wat hij daar concreet mee doet.

En eigenlijk is het best een goede tekst. Handelend weliswaar over een abstract onderwerp, kiest de OR nadrukkelijk het perspectief van de medewerker. benoemt voors en tegens. kiest en passant positie en laat zien te weten waar het over gaat. Voor een achterbanbericht/werkplan bijna een voorbeeld, wetende dat deze OR de concreetheid in de uitwerking voortzette. Het zou misschien iets speelser kunnen: stijlfiguren als metaforen of overdrijvingen, kunstige zinnen, grappiger. Maar altijd met behoud van de serieuze toon!

E-mail

Een e-mailtje is meestal vluchtig en soms zelfs geinig, maar toch ook een beetje serieus.

Voorbeeld van een e-mail.

Gele en bruine bananen.

'Het beeld van bananen die met wel 200 stuks tegelijk aan zo'n boom met van die hele grote bladeren groeien, kwam onwillekeurig op toen we ons bedachten wat de organisatie allemaal te wachten staat. Nu is de boom immers nog kaal! Een bananenboom geniet van de omstandigheden, van de zon en de vochtigheid en als ie dat lekker vindt komen die 200 stuks er vanzelf aan. Dat is dus belangrijk: het spreekwoordelijk knuffelen van de bananenboom. Wij gaan veranderen. We blijven veranderen. We willen beter worden. Afgestemd op onze cliënten en hun maatschappelijke omgeving. Met medewerkers die dat heerlijk vinden en dat aan willen en aan kunnen.

Dat laatste is wat de OR betreft te vergelijken met het knuffelen van de bananenboom. Wij moeten het immers samen doen! Dat vraagt aandacht, sturing, ruimte, visie, tijd. Dat is de inzet van de OR,'

Hierna volgt een nadere uiteenzetting van wat de OR gaat doen in concrete termen, net als hierboven.

Een typisch e-mailtje. Het trekt de aandacht door de bananenmetafoor en laat je daardoor

doorlezen. Het is kort en geeft je de gelegenheid het serieuze stuk (die uiteenzetting wat

de OR gaat doen) ook te lezen.

Het is belangrijk een e-mail in die vluchtigheid te beschouwen. Elke medewerker krijgt vele

e-mails per dag. Onderwerpen waar hij op zich wel in geïnteresseerd is, klikt hij toch zo weg,

omdat het bericht niet aanspreekt. Zorg dus dat het bericht altijd aanspreekt of opvalt.

Website

Een bericht op de website is meestal tamelijk officieel maar ook speels in vorm en inhoud.

'Sinds afgelopen februari is een aantal werkgroepen aan de slag gegaan met de onderwerpen 'interne communicatie', 'externe communicatie', 'alle neuzen dezelfde kant op' en 'werkdruk'. Hierin kwam naar voren dat medewerkers het belangrijk vinden dat er 'duidelijkheid in de communicatie' is en dat je 'met je verhaal moet kunnen komen' (maar dat dit niet altijd lukt). Het gevoel van 'serieus genomen worden' ontbreekt soms. Waarschijnlijk betreft het hier een gedeelte van de medewerkers, maar dat doet aan de waarde van de signalen niet veel af. Vaak vinden deze gevoelens echter een andere weg naar buiten, via 'de wandelgangen' of een e-mail, dan via de daartoe aangewezen (en meest effectieve) weg.

De OR roept iedereen die zich hierin herkent op de komende week te reageren per mail <mailadres>.

Ook op de website moeten berichten niet te lang zijn. Bovendien moeten ze actief geformuleerd en concreet gesteld zijn. De website of intranetsite biedt daarnaast de gelegenheid tot interactiviteit ofwel: reageren.

Toch is de website of intranetsite bedoeld om een tijd mee te gaan. De tekst wordt niet dagelijks veranderd. Daarom is deze tekst officiëler dan een mailbericht en vraagt de inhoud net zoveel aandacht als de vorm en opmaak.

Officiële brief

Een officiële brief aan de bestuurder ter voorbereiding van het overleg moet vooral zakelijk zijn.

‘Op het komende overleg <datum> wenst de OR nadrukkelijk tijd in te ruimen voor de stand van zaken betreffende de organisatieverandering. De OR heeft ernstige signalen gekregen dat ondanks het brede beleid dat ingezet is op de verandering (via werkgroepen als ‘interne communicatie' of ‘neuzen dezelfde kant op') er diverse medewerkers zijn die ondervinden dat dit beleid geen resultaat boekt. De OR is daar verontrust over. Dit wil de OR delen met de bestuurder en samen met hem tot concrete verbeteringen komen in het beleid rondom de organisatieverandering.

De signalen die de OR heeft zijn: <beschrijving signalen>. Wat de OR betreft is de urgentie hoog om daar per direct op te reageren. In het overleg willen we een half uur besteden aan deze situatie met als doel een adequate reactie te formuleren in termen van extra en andere activiteiten. Kenmerken daarvan moeten zijn: een balans tussen verandering enerzijds en aandacht, tijd en ruimte anderzijds. De OR ziet uit naar dit overleg.'

In een officiële brief naar de bestuurder dient de tekst een formeler karakter te hebben. Daarbij dient de OR de bestaande situatie duidelijk te omschrijven en vooral ook heel nadrukkelijk aan te geven wat hij daar zelf in wil of verlangt.

Stijl en doel

Schrijven is een kunst en een ambacht.

Elk medium heeft daarnaast nog zijn eigen doel en daarmee zijn eigen stijl. Voor de handliggend misschien, maar altijd weer een punt van aandacht.

Overigens ben ik van mening dat de OR meer tijd moet besteden aan zijn representativiteit.

Terug