Komt allen tezamen

door: Arie Maat, teamleider bij Stavoor

Wanneer de medezeggenschap in een bedrijf of instelling grotere vorm heeft aangenomen is er misschien de behoefte om van tijd tot tijd alle leden bijeen te roepen. Want er is een ondernemingsraad met commissies of een centrale ondernemingsraad met daarnaast ondernemingsraden. Soms heb je zomaar tachtig man.

De doelstellingen van een dergelijke meeting kunnen velerlei zijn.

Over de technische kant van de bijeenkomst zijn een aantal opmerkingen te maken en tips te geven.

Allereerst is er het plan en vervolgens de uitvoering. Zonder planning geen houvast en zonder houvast geen voldoening.

Het plan bevat de doelstellingen, de inhoud, eventuele sprekers van binnen/buiten, de werkwijze, plaats en inrichting van de zaal als wezenlijke elementen.

Het uitnodigingsschrijven zal op zijn minst een motiverende inleiding laten zien. Waarom is het voor de bezoeker een must om deel te nemen? Een titel waar men niet om heen kan doet veel goeds. Waarom niet ‘Zadelpijn’, ‘Maskerade’, of ‘Samen Solidair’ genomen? Een blik in de krant kan het nodige materiaal leveren. Niet meteen een woord afserveren maar het eerst eens op de tong proeven en dan ontstaat de betekenis voor de bijeenkomst vanzelf.

Een titel is van belang omdat er een vlag moet zijn om de lading te dekken. Sprekers ontlenen er hun rode draad aan en er ontstaan invalshoeken voor het programma door.

De gastheer opent als de zaal klaar zit en zet de bedoeling van de bijeenkomst uiteen. Iedereen heeft dit weliswaar al in het programma kunnen lezen maar het vlees is zwak; men is het alweer vergeten.

Achter hem of haar is op het scherm een welkomstwoord geprojecteerd.

Na de gastheer neemt de dagvoorzitter het over en leidt de toehoorders binnen in de thematiek door er in algemene termen op in te gaan. De zaal hoort en ziet gedurende een tiental minuten opwarmende dingen, moet een raadsel oplossen, handen opsteken, nadenken over een eigenaardige gebeurtenis. Tenminste, zo zie ik het graag. Het kan altijd nog saai door meteen de eerste spreker aan te kondigen. Die zekerheid heb je.

Het moment breekt aan dat inderdaad een inleider start. Maar het kan ook zijn dat de raden zelf uitwisselen. Wat heeft hen de afgelopen tijd bezig gehouden, zijn er positieve en minder gelukkige dingen geweest die het vermelden waard zijn? Heeft men vragen voor de anderen? Na elke bijdrage is er gelegenheid tot verdieping.

Staan er veel rapporterenden op dan is het raadzaam om een kleine pauze aan te brengen. Bij wijze van hervatting kan men openen met een flauwekulletje dat ook als zodanig wordt aangekondigd. ‘De organisatie heeft mij gevraagd u af en toe iets volstrekts onbenullig te laten ervaren en hier komt de eerste’. Men doet aldus graag mee want het is bekend dat de boog niet altijd gespannen kan zijn.

Het kan ‘commando pinkelen’ worden of een andere psychomotorische prikkel.

Zijn de OR-en geweest is het moment aan gebroken waarop iemand een gemeenschappelijk thema aansnijdt in een referaat van enige omvang. Dit zou de voorzitter mogen doen of een persoon van buiten. Het kan een enkele thema betreffen maar ook is mogelijk dat een viertal voorgesteld wordt. Er zijn dan bijvoorbeeld vier dossiers waar men later mee aan de slag gaat.

Aansluitend pauzeren, lunchen, gevolgd door brainstormen in kleine groepen aan de hand van vraagstellingen naar aanleiding van de vorige bijdrage. Ongemerkt zit men maar zo drie kwartier bij elkaar. Ondersteund door sheets, flaps of gewoon via een krachtige voordracht komt de brainstorm in het plenum aan de orde. De dagvoorzitter brengt lijn aan en zorgt voor eventuele conclusies. Waarna sluiting van de dag met HDD: hapje, drankje, diner.

Het is mogelijk dat het zwaartepunt ligt bij een forum en vragen uit de zaal. Ga er niet zonder meer vanuit dat dit boeit. Er wordt vaak maar wat geroepen, de samenhang ontbreekt, de zaal reageert onvoldoende en het neigt naar oppervlakkigheid. Dan is het een groot goed wanneer de dagvoorzitter van wanten weet. Dit compenseert een en ander.

Als vervanger van een forum mag ook de directeur komen wanneer hij of zij tenminste iets te vertellen heeft. Over de actuele situatie waarin het bedrijf verkeert, de strategie met betrekking tot de korte en langere termijn, een eventuele fusie of investeringen in India. Hierna ook weer in kleine groepen uiteen voor de verwerking en rapportage in de vorm van stellingen of hoe dan ook.

Tot slot doet de dagvoorzitter nog een leerzame quiz met de hele zaal of organiseert een aardigheidje tussen dagelijks bestuur van de medezeggenschap en de directie waarbij naar keuze een partij wint.

Wanneer u het op deze wijze allemaal aanpakt krijgt een bijeenkomst de nodige pit en was het een gelegenheid die men niet graag voorbij had laten gaan.

Want dit is er gebeurd:

Terug