De informatiemanager van de OR

Door: Ron van der Wens, trainer adviseur DASMO

“Informatie is de levensader voor het medezeggenschapswerk”. Loe Sprengers wist het enkele jaren geleden in een artikel plastisch te omschrijven. Maar om in de ‘organische’ vergelijking te blijven; aders kunnen ook dichtslibben. En dat loopt vaak niet goed af. Welke rol kan je als ambtelijk secretaris spelen bij het beheren van die informatie? In dit artikel een korte beschouwing.

Kennismanager of informatiemanager?

De zoekterm ‘kennismanagement’ geeft op Internet vele ‘hits’. Organisaties hebben ‘kennis’ als productiefactor ontdekt. Al grasduinend kom je termen als information steward, knowledge manager en document manager tegen. Het gaat hier om verschillende mensen die zich deels bezig houden met het verwerven, beheren/bewerken en aanbieden van kennis en informatie. Wel beschouwd zijn al deze functies in de ambtelijk secretaris verenigd.

Voor de begripsvorming is het goed om even op de begrippen kennis en informatie in te gaan. Kennis is meer dan informatie. Kennis is informatie die in je hoofd bewerkt en opgeslagen is. De primaire bron van kennis is ervaring. Informatie vind je bijvoorbeeld in een boek of is vastgelegd in documenten en deze informatie wordt pas kennis op het moment dat je het bewerkt hebt om het vervolgens in je hoofd op te slaan. Een kennismanager richt zich dus niet alleen op de expliciete kennis (dat wat gedocumenteerd is) maar ook op impliciete kennis (dat wat in de hoofden van mensen zit). Wat een kennismanager doet is “het beleidsmatig en planmatig inzetten, beheren, aanmaken, bijstellen, instandhouden en afbouwen van die kennis die voor een organisatie noodzakelijk is teneinde haar taak goed te kunnen uitvoeren.’ (van der Zwaan en Boersma).

In de rest van dit artikel zal ik me echter beperken tot de rol van informatiemanager. Daar zullen in eerste instantie vooral taken voor de ambtelijk secretaris liggen.

Waarom informatiemanagement?

Informatiemanagement voor de OR richt zich in het algemeen op het uiteindelijke product van kennisintensieve werkprocessen. Je kunt dan bijvoorbeeld denken aan beleidsnotities, verslagen, instemmings- en adviesbrieven, jaarverslagen en nieuwsbrieven. Wat betreft de werkzaamheden stel ik me daarbij voor dat het gaat om het ontwerpen, implementeren en tot stand brengen van de informatie-uitwisseling tussen vrager en aanbieder. Daarbij worden mijns inziens de volgende drie processen ondersteunt:

Daarbij is het allereerst van belang om vooral te kijken naar die terreinen van informatiebeheer die zich richt op de strategische slagkracht van de OR. Het moet daar wel een duidelijke bijdrage aan leveren; als het aan de organisatorische noodzaak en urgentie ontbreekt om hier werkelijk in te investeren dan sterft zo’n initiatief na een paar maanden al een stille dood.

Het beheren van de informatie

De ambtelijk secretaris is een soort informatiemakelaar met een helikopterview die het overzicht heeft over alle informatiestromen. Een goed beheer van de beschikbare informatie levert vooral veel tijdswinst op. Slordig beheer leidt tot verlies van gegevens en kennis. Daarvoor moet de infrastructuur wel efficiënt en effectief zijn ingericht. Het onderbrengen van de informatie in een centraal systeem zorgt in ieder geval voor duidelijkheid binnen de organisatie. Daarbij gaat het niet alleen om documenten maar ook om procedures, activiteiten en de voortgang van projecten.

Bij het beheren van al die informatie is de computer niet meer weg te denken. Veel informatie wordt via de computer ingevoerd, verwerkt en eventueel afgedrukt. Dat heeft zo zijn voordelen. Digitale informatie laat zich immers sneller en veelzijdiger be- en verwerken dan de analoge/papieren informatie. En laat zich, via elektronisch netwerken (b.v. intranet) ook beter benaderen dan een archiefkast in een afgesloten kantoor.

Voor het beheren van deze informatie is een softwarepakket als Outlook goed te gebruiken. Mail versturen en contactadressen bijhouden zijn maar enkele mogelijkheden binnen Outlook. Uiteraard bestaat er op dit gebied allerhande software die zich specifiek richt op het invoeren, beheren/verwerken en aanbieden van informatie.

Tot slot

‘Te veel informatie hebben kan net zo gevaarlijk zijn als beschikken over te weinig. Het kan leiden tot een blokkerend vermogen tot analyseren, waarbij het moeilijker wordt om de juiste oplossing te vinden of de juiste beslissing te nemen’ (David Lewis, psycholoog)

Ik wilde dit artikel met bovenstaand citaat afsluiten. Anders beland u en de OR nog aan het infuus. Door de juiste vragen te stellen aan het beheren van informatie kunt u dit voorkomen.

Terug